Anträge und Verwaltungsverfahren schnell und einfach online erledigen – das ist für Bürgerinnen und Bürger aber auch Unternehmen sehr komfortabel. Leider sieht die Realität oft noch ganz anders aus. Wie lassen sich Prozesse und Vorgänge in der Verwaltung digitalisieren und so vereinfachen? Welche Daten lassen sich schnell und automatisiert zum Nutzen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen zugänglich machen? Im Handlungsfeld Smarte Verwaltung ergründet Smart Zwönitz, welche Voraussetzungen für eine digitalisierte Verwaltung geschaffen werden müssen und setzt verschiedene Maßnahmen um. Sowohl bei der Infrastruktur als auch beim Know-how der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ziele und Schwerpunkte
Im Zuge der Erarbeitung des Handlungsfeldes Smarte Verwaltung wurden die Digitalisierungspotentiale bestehender Verwaltungsverfahren untersucht. Hierzu wurden durch die IT-Abteilung Anforderungs-Workshops mit den Fachabteilungen der Stadtverwaltung durchgeführt. Weiterhin wurde eine wissenschaftliche Analyse auf Basis von Tiefeninterviews zum Änderungsmanagement und zu den Erwartungen an die Digitalisierung in einer studentischen Abschlussarbeit untersucht. Auf Grundlage der Ergebnisse wurden folgende Schwerpunktbereiche festgelegt:
- Prozesse und IT
- Veränderungsmanagement und Mitarbeiterbeteiligung
- Formen der Arbeit
Das Ziel für das Handlungsfeld Smarte Verwaltung wurde folgendermaßen definiert:
„Die Bürger, Vereine und lokalen Unternehmen sollen möglichst viele Verwaltungsverfahren online initiieren und transparent nachvollziehen können. Dabei sollen die IT-Fachverfahren vollelektronisch integriert und Medienbrüche vermieden werden.“
Teilziele Prozesse und IT
- Die vom OZG vorgegebenen Vorgänge sollen im Rahmen der jeweils gültigen gesetzlichen Fristen für die Bürger digital verfügbar gemacht und auch in den Verwaltungsprozessen digital abgebildet werden.
- Die Gestaltung digital gestützter Prozesse soll in allen Fachabteilungen intensiviert werden.
- Digitale Dienste der Stadt sollen für alle Bürger bei deren Einführung ohne größere Einschränkungen zugänglich sein, alle bestehenden digitalen Dienste sollen bis Oktober2026 entsprechend barrierefrei umgestellt werden.
Teilziele Veränderungsmanagement und Mitarbeiterbeteiligung
- Bis März 2025 sollen Veränderungsprozesse elektronisch kommuniziert werden und über dieses System auch Beteiligungsprozesse für Mitarbeiter abgebildet werden.
- Innovationsfreude und die Offenheit für neue Arbeitsstrukturen, digitale Werkzeuge und Mitwirkung bei der Prozessgestaltung soll gestärkt werden. Mindestens eine Abteilung soll bis Oktober 2026 eine neue Form der Zusammenarbeit auf digitalen Werkzeugen erproben.
- Bei der Durchführung von Projekten innerhalb der Verwaltung sollen Mitarbeiter der betroffenen Fachabteilungen beteiligt werden. Die Beteiligung kann unter Zuhilfenahme elektronischer Werkzeuge (z. B. gemeinsame, digitale Boards) erfolgen.
Teilziele Formen der Arbeit
- Bis Dezember 2024 sollen Mitarbeiter der Stadtverwaltung in die Lage versetzt werden, weitestgehend ortsunabhängig ihre Arbeit mit digitalen Werkzeugen verrichten zu können.
Was bedeutet das im Detail?
Wichtige Voraussetzung für eine digitalisierte Verwaltung sind zum einen die erforderliche und aufeinander abgestimmte Infrastruktur. Mindestens ebenso wichtig ist das Verständnis der Mitarbeiter in der Verwaltung für digitale Möglichkeiten, Prozesse und Verfahren. Ein Ausbau der erforderlichen IT für eine digitale Verwaltung bedeutet ganz konkret, dass einerseits alle Mitarbeiter mit passenden Endgeräten ausgestattet und Serverstrukturen sowie Datennetze bereitgestellt werden. Für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit muss andererseits aber vor allem die Software so ausgewählt und angepasst werden, dass alle Bereiche reibungslos zusammenarbeiten können.
Seitens der Verwaltungsmitarbeiter erfordert ein digitaler Wandel Verständnis und Akzeptanz. Gerade in großen Strukturen wie einer Verwaltung sind Veränderungen nicht „von heute auf morgen“ möglich. Sie erfordern Zeit und meist auch eine professionelle Begleitung der erforderlichen Veränderungsprozesse. So lassen sich Ängste und Vorbehalte aller Mitarbeiter abbauen und neue Ansätze erfolgreich umsetzen. Gleichzeitig müssen eine Fehlerkultur und Mitgestaltungsmöglichkeiten sowie neue Formen der Kommunikation mit Mitarbeitern erarbeitet und umgesetzt werden.
Wie in allen Wirtschaftsbereichen unterliegen auch in der Verwaltung Formen der Arbeit Veränderungen. Gerade unter dem Zeichen der Corona-Pandemie der vergangenen Jahre at sich in vielen Bereichen das Home-Office als Alternative zum festen Präsenzarbeitsplatz entwickelt. Wichtiger als ein Home-Office ist vielen Mitarbeitern jedoch ein möglichst flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten innerhalb der Stadtverwaltung. So lässt sich bedarfsbezogen in Teams leichter oder auch im Außendienst schnell und flexibel arbeiten. Austausch und Informationsfluss zwischen Mitarbeitern und Abteilungen verbessern sich.
Weitere Projektideen im Bereich Smarte Verwaltung
Im Handlungsfeld Smarte Verwaltung gibt es zahlreiche Projektideen, die wir in Zukunft in den verschiedenen Bereichen angehen möchten:
Prozesse und IT
- Digitalisierung konkreter Verwaltungsprozesse auf Basis der Anforderungen aus den Fachabteilungen
- Aufbau von barrierefreien Bürger- und Verwaltungslösungen
Veränderungsmanagement und Mitarbeiterbeteiligung
- Erarbeitung einer Mitarbeiterkommunikationsstrategie und darauf aufbauende Umsetzung eines Mitarbeiterinformationssystems
- Qualifikation von Digitalisierungsansprechpartnern in den Fachabteilungen
Formen der Arbeit
- Aufbau von organisatorischen und technischen Möglichkeiten für digitales mobiles Arbeiten
- Aufbau eines standortübergreifenden WLAN-Netzwerks
Die vollständige Darstellung aller Ziele und geplanten Maßnahmen des Handlungsfeldes Smarte Verwaltung können Sie im Kapitel 10 der Digitalstrategie der Stadt Zwönitz nachlesen. Eine entsprechende PDF-Datei finden Sie weiter unten auf dieser Seite im Downloadbereich.
